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2024.8.13
現在、DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される中で、ビジネスや教育現場におけるデジタルホワイトボードの導入が急速に進んでいます。この次世代コミュニケーションデバイスは、効率化に欠かせないツールとして注目されています。
デジタルホワイトボードには機種によって機能や使用用途も多様化しているため、ニーズに合わせた適切な機種の選定が非常に重要です。せっかく思い切って導入したのに、自社のニーズや使用環境に合わない機種を選んでしまったら精神的にも資金的にも大きなダメージになってしまうでしょう。
会議室に適切なデジタルホワイトボードを選べれば効率的に会議を進められるため、適切な選び方を理解する必要があります。
この記事では、以下の内容をお話しします。
これらの情報を参考にして、自社に適切なデジタルホワイトボードを選んでください。
デジタルホワイトボードとは、タッチセンサー型のディスプレイにホワイトボードが搭載されている機器です。デジタルホワイトボードを活用すれば、専用のペンや指で直接文字を書き込んだり、Webサイトの操作ができたりします。
従来のホワイトボードでは、直接マーカーを使用して書き込みをしているため、使用し終えたら消去する作業が必要でした。
しかし、デジタルホワイトボードではデジタルインクを活用しているので、すぐ保存や編集、共有などができて遠隔地にいる従業員と会議の内容を共有することが容易に可能です。デジタルホワイトボードの主な機能には、以下があります。
それぞれの機能を理解し、デジタルホワイトボードを使いこなしましょう。
ホワイトボード機能とは、従来のホワイトボードと同じように文字や図形が書き込める機能です。資料や作業工程表などを画面に映しつつ書き込みができるため、従来のホワイトボードより会議の内容を理解しやすくなります。
また、ソフトによってはホワイトボードのテンプレートを用意している場合があります。テンプレートをホワイトボードに活用すれば、誰に対してもわかりやすい内容をまとめることが可能です。書き込んだ内容をデータ化できる場合も多く、議事録としても活用できます。
デジタルホワイトボードには、Web会議機能があります。Web会議機能を活用すれば、遠方にいる従業員と顔を見合わせながらホワイトボードを用いて会議を進められるため、やり取りに齟齬が発生しにくくなります。デジタルホワイトボードのWeb会議機能を活用すれば、会社に従業員を集めて会議を進める必要がありません。
デジタルホワイトボードには、従来のホワイトボードにはない様々なメリットがあります。まずは、自社のニーズに合致しているかどうかを確認してみましょう。
デジタルホワイトボードは、一つの画面を参加者全員で共有できるという点が大きな強みです。手元の資料を見なくて済むため、集中力が途切れず、より活発な会議が期待できます。
また、参加者は自分の端末から直接ホワイトボードに書き込んだり、遠隔地から共有したりすることも可能です。こうした環境により、参加者の理解が深まり、効率的な議論が進むでしょう。
デジタルホワイトボードは、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、さまざまな端末とリンクできるため、個々の端末からの資料の共有なども可能です。参加者が自分のパソコンに保存している資料をホワイトボードに映し出すこともでき、全員が同じ画面を見ながら会議を進められます。また、ZOOMなどの外部アプリを使えば、外出先からも会議に参加可能です。
デジタルホワイトボードには、文字やイラストの描画、画像や文字の拡大、色の変更など多彩な機能が備わっています。これにより、情報を効率的に伝えられるため、リアルタイムで会議内容をまとめやすくなります。認識のズレが生じにくく、全員が同じ理解を共有できるため、誤解やミスの予防にもつながるでしょう。
デジタルホワイトボードの導入により、従来のホワイトボードで必要だった消耗品が不要になる点は大きなメリットです。マーカーやイレーザーの交換も不要で、書いた字の削除もワンタッチで簡単に行えます。さらに、デジタル資料を本体や端末間で共有できるため、紙媒体の資料を減らすことにもつながります。結果的に、印刷やコピー用紙、インク代などの経費削減が期待できるでしょう。
デジタルホワイトボードを購入する際に、どんな指標で製品を選べばよいのか悩んでいる方も多いでしょう。選定時には、以下の6つのポイントを参考にすることをお勧めします。
世の中には数多くのデジタルホワイトボードが販売されているため、自社に適した商品を購入するためにはいくつかの指標に沿って選ぶ必要があります。それぞれの選び方を参考にし、自社に適したデジタルボードを購入しましょう。
デジタルホワイトボードを選ぶ際は、対応するデバイスの種類を重視してください。一般的にパソコン、スマートフォン、タブレットといったデバイスに対応していますが、製品によってはパソコンのみ使用できるものもあります。
しかし、パソコンやスマートフォンなどとスムーズに連携できれば、従業員と相互間操作による共同作業が可能です。また、デジタルホワイトボードにさまざまなデバイスを連携できれば、異なるデバイスからWeb会議に参加できます。
従業員がWeb会議に参加しやすい環境を構築したい場合は、広範囲なデバイス対応ができるデジタルホワイトボードの導入を検討しましょう。
デジタルホワイトボードは高い機械であるため、どんなサポート体制があるのかを事前に確認する必要があります。故障した場合に豊富なサポートを兼ね備えていた方が、修理しやすくなります。具体的には以下の5つのポイントに着目しましょう。
サポート体制の充実度は、デジタルホワイトボードの信頼性に大きく影響します。複数の製品を比較し、それぞれのサポートを比較検討してみてください。
デジタルホワイトボードの値段は高いので、耐久性が優れている製品を購入した方が良いでしょう。デジタルホワイトボードの耐久年数は一般的に4〜5年ですが、製品によって耐久性が異なるため、購入時には次の4つのポイントに注意して選びましょう。
商品の耐久性は見ただけではわかりませんが、実際に購入した人の口コミを確認すれば見分けられます。耐久性が低いデジタルホワイトボードを購入してしまえば、何度も買い替えなければいけません。一つの商品を長期間使用し続けるためにも、耐久性の確認は欠かせません。
デジタルホワイトボードは数十万円から数百万円まで幅広い価格設定がされているため、価格で購入する商品を選ぶ必要があります。
一概に安い商品を選ぶと機能性が低い可能性があるので、価格と機能性が見合った商品を選びましょう。また、デジタルホワイトボードの利用でかかるのは購入費用だけではありません。デジタルホワイトボードの利用には、以下の5つの費用がかかります。
予算以上に高いコストのかかるデジタルホワイトボードを購入しないように計算したうえで、商品を購入すると良いでしょう。
デジタルホワイトボードを購入する際は、マルチタッチ機能の有無を確認してください。マルチタッチ機能とは、複数の指やペンで同時に画面を操作できる機能で、これにより複数人で同時に書き込むことや拡大縮小などの操作ができます。
マルチタッチ機能を活用すると、複数の従業員でホワイトボードに書き込めるので効率的に会議を進めることが可能です。複数人で同時にホワイトボードを書き込むことがあると予測できる場合は、マルチタッチ機能を有しているデジタルホワイトボードを購入しましょう。
デジタルホワイトボードには床置きもしくは壁掛けの設置方法があり、自社にとって都合の良い設置ができる商品を購入すると良いでしょう。床置きのデジタルホワイトボードはスタンドと合わせて使用し、会議室間の移動がしやすい特徴があります。
その一方で壁掛けデジタルホワイトボードは設置に取る範囲が少ないので、広く部屋を使用することが可能です。
デジタルホワイトボードの導入は、企業や教育機関において会議や授業の効率を大幅に向上させる有効な手段です。特に、リアルタイムでの情報共有や遠隔地とのコラボレーションが求められる現代において、その価値はますます高まっています。
デジタルホワイトボードを選ぶ際は、対応するデバイスの種類やサポート機能、耐久性、価格、マルチタッチ機能の有無、設置方法などの指標で自社に適した商品を購入しましょう。本記事で紹介した概要や選び方を参考にし、自社にどんなデジタルホワイトボードを導入すべきか判断する指標にしてください。