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2024.8.29
社内DXとは、デジタル技術を活用してバックオフィス業務の効率を向上させ、組織全体の仕組みを変える取り組みです。これを導入することで、企業の競争力が高まり、人手不足の問題を解消できる可能性があります。
とはいえ、社内DXを成功させるには、企業がその進め方や重要なポイントを理解していなければなりません。どのように取り組んでいけば良いのかを知ることが不可欠です。この記事では、以下の内容をお話しします。
これらの情報をもとに、効果的な社内DXの実践に向けた準備を進めましょう。
社内DXとは、デジタル技術を活用して社内業務の効率を高め、組織全体の働き方を変える取り組みです。たとえば、テレワークの実施、書類のデジタル化、オンライン会議の導入なども社内DXに含まれています。
社内DXを進めることで、業務効率の向上や従業員満足度の向上、競争力の強化などのメリットを得ることが可能です。
多くの企業が社内DXの導入に取り組み始めていますが、その必要性はどこにあるのでしょうか。社内DXが求められる理由として、次の3つが挙げられます。
それぞれの理由を理解して納得したうえで、社内DXを進めるべきか判断してください。
理由の一つに、企業の競争力強化につながることが挙げられます。顧客が企業に求めるニーズは日々変化してきており、競合他社に打ち勝つためには自社だけが生み出せる付加価値の創出が必要です。
効率的に進められる作業は社内DXを導入して効率向上につなげ、付加価値を創出するのには大きな時間を割く必要があります。競争が激しい社会の中で自社が生き抜いていくためには、社内DXによって業務効率を高めて、自社にしかできない仕事に時間を割くとよいでしょう。
企業が社内DXを導入すれば、テレワークや時短勤務など新たな働き方に適応できます。例えば、社内DXを導入することでテレワークに対応できる仕組みづくりができるため、事情があって会社に出社できない社員も働くことが可能です。
新たな働き方に適応すれば、テレワークでしか働けない社員や時短勤務希望の社員を雇用できるので、人手不足解消にもつながります。
さいごに、人手不足を解消できる点があります。社内DXによって業務を効率化するシステムを活用すれば、今まで数十人で担当していた業務を1人だけで対応することが可能です。
少子高齢化が進む日本では、労働人口が年々減少しているため、多くの企業が人手不足に悩んでいます。限られた人材で業務を回せるようにするためにも、社内DXの推進は有効な手段となるでしょう。
社内DXは以下の手順を参考にして進めてください。
それぞれの手順を理解したうえで、実際に社内DXを導入しましょう。
社内DXを進める際には、まずその目的をはっきりさせることが重要です。目的を明確にし、経営層や各部門と情報共有することで、認識の齟齬が発生するのを防止できます。
次に、社内DXを推進するためのスケジュールを立ててください。スケジュールを作成しなければ、どの手順で何から業務を始めてよいのかが理解できません。そのため、まずは社内DXの対象業務に優先順位をつけましょう。
例えば、重要な業務や実現難易度が低い業務を優先すれば、社内DX導入したてで苦戦する事態を防止できます。優先順位をつけ終えたら、ほかの業務の日程とすり合わせて余裕をもってスケジュール作成をしましょう。
スケジュールを作成した後は、社内DXの導入に必要な人材を確保してください。適切な導入を進めるためには、どれくらいの人材が必要で、どんなスキルをもった社員を何人確保する必要があるのかを明確化しましょう。
必要な人材を確保した後に、業務プロセスの見直しと再構築に取り組みましょう。例えば、企業が保有するさまざまなデータを分析と可視化できるBIツールを導入すれば、デジタル化した業務を安全に管理できます。
また、経費精算システムを活用すれば経理作業にかかる時間が少なくて済むため、効率的に業務を進められます。企業の業務内容でDX化できそうな作業を棚卸したうえで、社内DXの実現に向けて取り組みましょう。
ここでは、企業が社内DXを効果的に進めるための3つの重要なポイントを紹介します。
企業が実際に社内DXを導入して成功させるためには、さまざまな工夫が必要です。それぞれのポイントを参考にしたうえで、社内DXを進めてください。
社内DXを成功させるためには、経営者層が率先して推進することが大切です。社内DXは新しい取り組みで社員全員が理解できると限らないため、関心を持たせ、理解を深める環境を整える必要があります。
例えば、社内メッセージツールや会議を活用して社内DXに関する情報を共有することで、社員が内容を理解しやすくなります。また、社内DXを導入するためのマニュアル作成をしておけば、社員が導入方法や新しい業務への取り組み方を理解できるでしょう。
スモールステップから始めることを心がけてください。急にさまざまなツールを導入し始めたりしても社員が追いつけなくなって、現場が混乱する恐れがあるためです。
現場ではどのような課題があってどんなツールを導入すべきか明確にし、1つずつ社内DXを進めていきましょう。
社内DXでは現場のニーズを汲み取って導入することが大切です。現場のニーズを汲み取る努力をしないと、業務プロセスに合わないツールや必要な機能が欠けたツールを導入する恐れがあります。
先ほど社内DXを成功させるためのポイントを解説しましたが、実際に導入した企業事例を把握しなければ導入後の効果を理解しにくいでしょう。ここでは、社内DXを導入して成果を上げた以下の2つの事例を紹介します。
それぞれの事例を参考にし、社内DXを導入すべきか判断してください。
一般社団法人KEC関西電子工業振興センターは、X-point Cloudを導入した結果、申請書の処理業務を約4割削減しています。X-point Cloudとは、株式会社エイトレッドが開発したクラウド型ワークフローシステムです。
X-point Cloudを活用すれば、申請書の電子化が実現できます。元々KEC関西電子工業振興センターでは各種申請や経費精算などをすべて紙でしており、書類作成に膨大な時間をかけていました。
しかし、X-point Cloudで電子化したことをきっかけに申請書の処理業務が大幅に短くなり、月次決算を早く終わらせることができています。
参照：株式会社エイトレッド「煩雑な作業をX-point Cloudで効率化 申請書の処理を約4割削減し、決算の早期化も実現」
株式会社カクイチではアナログの受発注や社内コミュニケーションをしていたことが課題になっていました。
しかし、株式会社カクイチはSlackを導入した結果、スピーディーに社員同士のコミュニケーションが取れるようになって意思決定スピードが4倍になり、業務効率向上につながっています。
参照：Slack「創業 130 年超・老舗企業カクイチの意思決定スピードが Slack 導入で 4 倍に」
社内DXは、企業の競争力強化や新たな働き方への適応、人手不足解消などの理由に多くの企業が導入しています。社内DXを効果的に進めるためには、導入する目的を明確にしてスケジュールを作成して人材を確保した後に作業を実施するとよいでしょう。
また、社内DXを進める際には、経営層が主導すること、小さなステップから始めること、そして現場のニーズを汲み取ることが大切です。本記事で紹介した事例を参考にし、実際に社内に社内DXを導入すべきか判断してください。