「働き方改革」による柔軟なワークスタイルが一般的になっていくなかで、情報通信技術を活用したツール（ICTツール）の活用が必須となっています。ホワイトボードのデジタル化も例外ではありません。

全員が会議室に集まり、配布された資料とホワイトボードを用いて会議が行われることが定番でした。ところが現在ではリモートワークの推進、デジタル機器の発展でリモート会議となるなかで、ホワイトボードでは参加者全員へ適切な情報共有が困難となっています。そこで、ホワイトボードをインターネットに接続した、デジタルホワイトボードの活用が進んでいます。

デジタルホワイトボードはさまざまなビジネスシーンでもすでに有効活用が進んでいる状況です。

本記事では電子ホワイトボードが気になっている方に向けて、導入するメリットと業務効率をアップさせる活用法を紹介します。

デジタルホワイトボードでできること

デジタルホワイトボードはディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイです。

「電子黒板」や「電子ホワイトボード」、「インタラクティブホワイトボード」とも呼ばれています。

デジタルホワイトボードにできることは次の通りです。

• 資料を大画面に映す。
• パソコンやタブレットから簡単に取り込んで映せる。
• 画面に直接書き込める。
• 画面に映した資料の上に書き込める。
• 本社と支社、事務所と現場など離れた拠点間でリアルタイムで共有できる。
• 書き込んだ内容を含めて保存、メールやクラウドで共有が可能。

デジタルホワイトボードを導入するメリット

デジタルホワイトボードを導入するメリットを次に紹介します。

web会議が活発になる

通常のホワイトボードでは、紙の資料やパソコンの画面の両方を見るため、参加者の焦点が分散しやすい状況でした。

デジタルホワイトボードでは一つの大画面に参加者の意識が集まるため、意識が一致しやすくなります。集中力も途切れにくくなり、会議が活発化されるでしょう。

また、映している資料の途中で、「あ、そこはこうしたほうがいいんじゃないか」とデジタルホワイトボードに直接書き込めるため、参加者がイメージしやすくなります。

情報を効率的に伝達できる

デジタルホワイトボードでは映した資料に直接文字を書き込むことができるため、議論が口頭よりも伝わりやすくなります。

また、デジタルホワイトボード同士をリンクさせることで遠隔表示および相互書き込みもおこなえるため、情報を効率的に伝えることが可能です。一部分の拡大や動画の再生も可能なため、さまざまな情報を伝えられます。

さらにデジタルホワイトボードから発信することで、業務フローや情報をリアルタイムで伝達でき、業務効率化を進めることができます。

さまざまな端末と共有できる

デジタルホワイトボードは専用の端末を準備する必要はなく、さまざまな端末と情報共有できます。タブレットに保存している書類をデジタルホワイトボードに映すことで、参加者全員で画面を見ながら意見交換をおこなえます。

また、デジタルホワイトボードの情報をタブレットやスマートフォンと共有もできるため、外出中や移動中に会議参加もできます。その際に、会議の資料を紙で受け取る必要はなく、デジタルキーボードで共有した会議資料と情報で会議に参加できるため、スムーズなリモート会議がおこなえます。

消耗品のコストを削減できる

デジタルホワイトボードは、映した資料の情報や書き込んだことも保存し共有できるため、資料を印刷する必要がありません。コピー用紙やプリンターのインク代など消耗品のコストを削減できます。

業務効率をアップさせるデジタルホワイトボードの活用法

デジタルホワイトボードは企業で導入が進んでおり、さまざまな活用法により業務効率化が図れます。その活用事例を紹介します。

スケジュールや業務タスクの確認ツールとして

デジタルホワイトボードは、その日のスケジュールや進行中の業務タスクを確認する便利なツールとして活用できます。

デジタルホワイトボードの大きなディスプレイは、多くの人が同時に情報を確認できるため、手書きの黒板やホワイトボードよりも人為的なミスを減らすことができます。また、デジタルホワイトボードとタブレットを連携させることで、遠隔の現場でも確認が可能です。

これにより、従業員は情報更新があった場合でも自分の業務内容を確認することができ、より効率的に作業を進めることができます。

OSを搭載したデジタルホワイトボードでは、タスク管理アプリを利用することも可能です。これにより、従業員は普段から使い慣れたアプリをそのまま使用することができます。

リアルタイムの情報共有ツールとして

デジタルホワイトボードを本社ー支社など複数か所に設置して連携することで、スムーズに情報共有が可能となります。

遠隔地のプロジェクトチームと同時編集が可能なため、スムーズなコミュニケーションをおこなえます。リモートワークでもリアルタイムで情報共有することができ、チーム全体の連携が向上できるでしょう。

リモートワークで働く従業員のプロジェクト進捗状況を表示しておくことで、管理部門の従業員が把握できる他、従業員側もプロジェクトの進捗を把握することができます。デジタルホワイトボードを利用して業務指示も可能です。

ペーパーレスな会議として

デジタルホワイトボードにワイヤレス機能を搭載している機種は、パソコンやタブレットの画面をワイヤレスで表示させることが可能です。端末の資料をデジタルホワイトボードに簡単に表示できる他、複数の資料を並べて表示して比較するのも容易です。

会議後に書き込みをした後の会議資料を送付することで、会議資料をプリントする・個人で資料に情報を書き込む必要も無くなります。

書き込みをした情報の保存機能もあるため、議事録も保存情報を活用して効率的に作成できます。

デジタルホワイトボードの導入でより業務効率化を

デジタルホワイトボードは「映す」「書く」「共有する」「保存する」という機能を組み合わせることで、会議の活性化や情報を効率的に伝達できるICTツールです。スムーズにリモート会議をおこなえたり、ペーパーレス化などのコスト削減もおこなえます。

機能を組み合わせることで、業務タスクの確認ツール、遠隔地とのリアルタイムの情報共有ツールとして活用できます。

本記事ではビジネスシーンでの活用を紹介しましたが、教育現場では「電子黒板」をタブレット端末に表示させることで、円滑なリモート授業への活用が進んでいます。ほかにも工場や病院・福祉施設、公共施設や観光施設まで幅広く活用されています。

デジタルホワイトボードの機能を組み合わせることで、企業に合った業務効率化がおこなえますので、是非導入してみてください。