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2024.1.21
「行政手続をオンライン化するメリットとデメリットを知りたい」
「なぜ行政手続をオンライン化する必要があるのかわからない」
「行政手続をオンライン化するとどうなるかを知りたい」
そんなお悩みにお答えしていきます。
行政手続きもオンライン化できないか調べている人や、労務管理システムなどバックオフィス系のツールで「電子申請可能」というメッセージを見たことがある人も多いでしょう。そこで、この記事では以下の内容を解説していきます。
オンライン化するメリットがわからずにお悩みの方だけでなく、これからオンライン化を検討している方にも読んでもらいたい内容になっています。ぜひこの記事を参考にしてくださいね。
自治体では、行政手続のオンライン化が進んでいます。行政手続のオンライン化とは、スマートフォンなどで自治体の行政手続が完結できるようにする取り組みのことです。
行政手続をオンライン化する理由は次の通りです。
オンライン化すると、自治体の業務効率化だけでなく、利用者の利便性向上も期待できます。
行政手続をオンライン化するとメリットがあります。そこでここでは、オンライン化する3つのメリットを紹介します。
行政手続をオンライン化すると、コスト削減が期待できます。削減が期待されるコストは次の通りです。
手続をオンラインでできるようになると、書類を郵送する必要がなくなるので郵送費の削減が期待できます。住民票をコンビニエンスストアなどで発行できるので、市役所の窓口の混雑が緩和され職員の負担が軽減します。少ない人数で作業が可能になり、人件費の削減が可能です。
さらに、ペーパーレス化ができるので紙を保管するスペースはいりません。紙を保管するためのスペースや、管理費用も削減できるでしょう。
行政手続のオンライン化が進めば、業務時間の短縮や効率化が期待できます。その結果、人手不足が解決できるでしょう。
たとえば、オンライン上に情報があれば、申請された書類の内容確認の時間が短縮できます。申請する方もオンラインで入力するだけなので、紙で申請するよりも短時間で申請可能です。ペーパーレス化もでき、情報を探す際もすぐに検索できるため業務効率化も期待できます。
職員の業務負担が軽減できるだけでなく、少ない人数で作業ができるようになり人手不足の解消につながるでしょう。
オンラインで手続できるようになると、利用者の利便性が上がります。なぜなら、オンライン化が進めば役所へ行く必要がなくなるからです。
書類を役所に提出する必要がある場合は、役所が開いている時間に行かなければなりません。役所が開いている時間に外出して時間を作る必要があります。
オンライン化が進めば、いつでも好きなときに書類の提出などができます。役所に行く必要がなくなるので、利便性の向上が期待できるでしょう。
行政手続をオンライン化するデメリットもあります。そこでここでは、オンライン化するデメリットを4つ紹介します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
なんのセキュリティ対策をしないままオンライン化が進むと、個人情報が流出するかもしれません。利用者は誰でもアクセスできるため、個人情報を盗まれる可能性があります。行政のオンラインサービスの利用者を狙った詐欺も出てくるかもしれません。オンライン化を進めると同時に、役所は個人情報の保護などセキュリティ対策も必要になります。
行政手続をオンライン化すると、本人確認が難しくなるかもしれません。なぜなら申請の際に、偽造や盗難された身分証明書で届け出される可能性があるからです。手続の際には本人確認が必要ですが、オンラインだと身分証明書などの写真を添付して確認するでしょう。
申請者が身分証明書を偽造したり、盗難した身分証明書で申請したりしても、役所側で不正を見抜くのは難しい可能性が高いです。不正を防止するための対策が必要になるかもしれません。
行政手続きする上で、ペーパーレス化が難しい書類があります。原本の添付が必要な書類は、ペーパーレス化が難しいです。紙の添付書類が必要なものは下記の通りです。
原本の添付書類が必要な間は、ペーパーレス化は進まないでしょう。戸籍電子証明書や電子認証などが導入されれば、ペーパーレス化でき、オンライン化が進むかもしれません。
手続をオンライン化するためには、ツールの導入が必要です。ツールを利用せずにオンライン化するのは非常に難しいでしょう。
オンライン化するためにツールを導入する場合、費用がかかる可能性が高いです。低価格のツールもあるかもしれませんが、セキュリティなどを考えるとしっかりとしたシステムを使うほうが安心です。システムを導入したら毎月の費用だけでなく、導入の際の初期費用もかかる場合が多いでしょう。オンライン化を進める前には、必要な費用を確認しましょう。
ここでは行政手続をオンライン化した4つの事例を紹介します。
ぜひ、参考にしてください。
神奈川県川崎市では、令和2年10月に原則全ての行政手続きをオンラインで受け付ける方針になりました。電子申請システムの「オンライン手続かわさき（e-KAWASAKI）」を令和5年4月に本格稼働させ、オンライン化を進めています。
さらにオンラインで手続きするためのシステムは、2つあります。
川崎市簡易版電子申請サービス（LoGoフォーム）では、簡単な申請や届出の手続きが可能です。マイナポータル・ぴったりサービスでは、次の手続きができます。
令和5年4月から本格稼働し、利用の際はマイナンバーカードが必要です。法令等で対面での審査・指導・相談、証拠資料の原本提出が必要な手続き以外はオンラインで可能です。
警視庁と警察庁は次のサイトを利用して、手続きのオンライン化を実施しています。
「警視庁行政手続オンライン」サイトで手続き可能なものは次の通りです。
14種類の法律関係の手続きができます。「警察行政手続サイト」で手続き可能なものは次の通りです。
5種類の法律関係の行政手続が可能です。
兵庫県では「行政手続オンライン化推進計画」に基づき、オンライン化を進めています。対象の手続きは次の通りです。
令和4年度には4,844の手続きをオンライン化し、972千件のオンライン化を実施しました。
大阪府豊中市では、行政手続きの100%オンライン化を進めています。約940件の行政手続中、約910件をオンライン化する予定です。（約30件はオンライン化の対象外）
オンラインでの手続は、電子申込システムを利用して行います。
行政手続のオンライン化を進めるとメリットがあります。
行政手続をオンライン化すれば、業務効率化やコスト削減も期待できます。ぜひ、行政手続のオンライン化を進めることを検討してみてください。